Pemimpin dalam Berkomunikasi, sebagai Jurulatih dan Pengurusan Konfliks

PEMIMPIN DALAM BERKOMUNIKASI, SEBAGAI JURULATIH DAN PENGURUSAN KONFLIKS

Merikan Aren

mbarsu64@yahoo.com

Menurut Manning dan Curtis (2009), ketua atau pemimpin yang betul-betul berkhidmat selalnya akan member komitmen yang tinggi terhadap orang lain melalui peniliaan, komunikasi dan menyatakan sokongan. Menurut mereka lagi ketua yang efektif adalah ketua yang tahu berkomunikasi dan mesyuarat merupakan satu pendekatan yang baik dalam membantu staf bawahan atau pengikut dalam memajukan diri untuk mencapai matlamat organisasi.

Komunikasi merupakan satu proses untuk menyampaikan maklumat dan informasi makna sesuatu perkara atau urusan bagi mencapai sesuatu tujuan. Komunikasi berkesan berlaku apabila mesej boleh disampaikan dengan jelas dan penerima boleh memahami apa yang disampaikan itu sesuai dengan kehendak penyampai. Sebagai pemimpin tanggungjawab adalah untuk memastikan segala tanggungjawab organisasi akan tercapai. Sebagai ketua kadang-kala memerlukan orang lain untuk melakukan tugasan dan tanggungjawab bagi meringankan beban tugas atau sebagai satu pendekatan dalam kepimpinan iaitu dengan menurunkan kuasa atau perintah kepada staf  bawahan. Untuk mencapai maksud tersebut seorang pemimpin harus berkomunikasi dan komunikasi seharusnya adalah efektif. Ini adalah kerana sebagai ketua seseorang itu tidak boleh menjalankan tugas secara sendirian.

            Dalam memberi arahan kepada staf bawahan ataupun berhubungan dengan unit, atau bahagian atau jabatan  ketua juga harus berhubung dengan pihak luar atau rakan kongsi di luar lingkungan organisasi. Oleh itu, komunikasi bukan hanya sekadar melalui percakapan atau perbualan tetapi juga melalui, penulisan, gambar lakaran atau melalui tindakan, ataupun bahasa badan . Komunikasi juga boleh dijalankan secara formal atau pun tidak. Selain itu komunikasi digunakan untuk mengembangkan organisasi contohnya dalam latihan, taklimat dan mesyuarat. Komunikasi juga penting dalam penyelasaian masalah, membuat keputusan dan juga menguruskan konfliks. Oleh itu, sorang ketua harus mengetahui pendekatan dan strategi komunikasi yang berkesan.

Menurut Adair( 2009) untuk mencapai objektif organisasi seorang ketua harus berkomunikasi dengan semua pihak yang berkaitan, jika tidak objektif itu tidak akan dijalankan dengan sempurna tanpa komunikasi. Komunikasi penting dalam menerangkan tujuan, matklamat dan objektif organisasi, Namun terdapat beberapa kesilapan atau sikap ketua atau pemimpin dalam menyampaikan sesuatu kepada staf bawahan atau pihak yang berkaitan contohnya ketua sendiri tidak faham dan tidak jelas mengenai objektif yang disampaikan. Ketua juga dikehendaki memberi pasukan atau ahli organisasinya apa yang harus dilakukan dan kenapa, bila, bagaimana, di mana dan siapa yang akan melaksanakan sesuatu tugasan tersebut. Perkara penting  dalam memberi arahan atau tugasan ialah dengan membahagikan objektif itu kepada beberapa kumpulan kecil agar ianya akan lebih jelas dan lebih objektif. Ini akan memudahkan kumpulan tersebut melaksanakan tanggungjawab ini.

Selain itu, menurut Adair (2009), meminta persetujuan dalam menentukan tugas dan tanggungjawab juga memainkan peranan penting dalam mencapai objektif organisasi. Selain itu, penggunaan bahasa yang mudah difahami dan penggunaan item atau terminologi yang diketahui oleh ramai. Menurut manning dan Curtis (2009) pula, kaedah komunikasi yang berkesan ialah melalui komunikasi dua hala. Adalah dipercayai bahawa komunikasi satu hala boleh mendatangkan  masalah dan cabaran contohnya orang akan engkar untuk melakukan sesuatu yang menyalahi kuasa, orang akan menjadi lebih bergantungan kepada ketua dalam membuat keputusan dan seterusnya boleh mendatangkan kemarahan staf bawahan kepada ketua.

Oleh itu beberapa tip penting yang disarankan digunakan dalam komunikasi bagi mencapai matlamat yang diinginkan antaranya ialah ketua berhenti bercakap dan jadi pendengar yang baik, letakkan orang bercakap ditempat yang selesa, tunjukkan kepada orang yang bercakap kita memberi perhatian tantang apa yang dicakapkannya. Selain itu ketua haruslah memberi peluang kepada pengikut untuk mendapat penjelasan atau memberi penjelasan dan jika perlu tanya soalan sebagai mengambarkan ketua itu mengambil berat apa yang dikatakan oleh seseorang. Mengawal kemarahan dan sentiasa bersabar juga amalan yang baik apabila di dalam perbincangan atau mesyuarat untuk membuat keputusan dan menyelesaikan masalah.

Selain itu, komunikasi penting untuk melatih  staf natau diri pemimpin di dalam organisasi. Menurut Manning dan Curtis (2009) kaedah yang boleh dilakukan dalam membangunkan kepimpinan seseorang ketua ialah melalui latihan melalui pengucapan awam, pengetahuan mengenai produk, pengurusan kewangan, kemahiran computer, kemahiran interpersonal dan sebagainya. Jadi untuk mencapai matlamat dalam latihan ini seseorang ketua harus menganal pasti matlamat, latihan formal dan tidak formal atau peluang pembelajaran, menilai semula progress dan pelajaran yang telah diajar dan sentiasa fokus. Selain itu, cabaran dalam latihan ialah tahu bagaimana mengawal kemarahan dan berhadapan dengan konflik disamping pengurusan masa yang berkesan. Selain itu juga, kemahiran menurunkan kuasa atau delegasi dan mengembangkan bakat kepimpinan yang ada bagi staf bawahan yang berpotensi.

Untuk memastikan latihan atau pengajaran dan pembelajaran yang berkesan seseorang ketua atau jurulatih memastikan boleh menyediakan apa yang perlu berkaitan dengan latihan dengan sempurna, jalankan tanggungjawab dengan baik dan melaksanakan tindakan susulan bagi memastikan apa yang dilatih telah dipraktikan. Ini bermakna maklum balas dari pelatih amatlah mustahak bagi menetukan kaedah dan system pengajaran itu baik dan menepati objektif latihan di samping untuk menilai keberkesanan pendekatan latihan yang digunakan mengikut kesesuaian pelatih.

Menurut Heath (2010) latihan ini boleh juga dilakukan secara mentoring iaitu dengan membing staf atau pegawai baru dalam organisasi dengan memberi tugasan tertentu kepada mereka. Ini bukan sahaja merapatkan hubungan di antara staf baru dan lama serta berpengalaman ianya juga dilihat lebih selesa dan  memberi ruang lebih luas untuk staf atau mentee mempelajari sesuatu. Dalam hal ini, Heath (2010) menegaskan untuk memimpin ketua akan datang bina dan bangunkan keupayaan untuk mereka berfikir untuk diri mereka sendiri. Beliau juga mengingatkan bahawa mentoring merupakan salah satu nasihat dan hendaklah dipastikan ianya mebangunkan seseorang bukan tempat untuk memperlihatkan kehebatan kita sebagai ketua.

            Menurut Alcott (2007) pemimpin yang tahu bagaimana mengurus konflik dalam organisasi merupakan satu sifat seorang pemimpin yang berjaya. Konflik berlaku apabila terdapat perselisihan pendapat atau ketidak fahaman dalam sesuatu hal. Untuk itu seoreang pemim harus tahu kemhiran bagaimana mengurus konflik dalaman atau luaran yang ada kaitan dengan organisasi pimpinannya. Dalam pengurusan konflik berbagai pendekatan yang disyorkan antaranya ialah dengan mengumpul, klobrasi mengelak, bertegas ataupun dengan bertolak ansur di mana kedua-dua pihak mendapat keuntungan berbanding dengan kaedah lain yang menyebabkan sebelah pihak rasa tersinggung atau kecewa. Oleh itu, pengurusan konflik perlu untuk memastikan persekitaran kerja dalam organisasi sejahtera dan harmoni dan seterusnya boleh menyumbang kepada produktiviti organisasi.

Adalah dipercayai bahawa konflik dalam organisasi berlaku  kerana perebutan dan persaingan untuk mendapat sumber, tanggung jawab yang bergantungan, kerana status, halangan dalam komunikasi dan perbezaan nilai dan kepercayaan. Selain itu, tidak semua konflik itu tidak bagus kerana kadang-kala berlaku konflik yang boleh menguntungkan organisasi contoh dalam meningkatkan semangat pekerja untuk mencapai bonus dan ganjaran yang baik.

Sebagai kesimpulan, kepimpinan yang berkesan mestilah mempunyai kemahiran dalam berkomunikasi, di mana  komunikasi dua hala dia antara pemimpin dan staf bawahan merupakan kaedah komunikasi yang hebat dan boleh memberi kejayaan kepada organisasi. Selain itu, memberi latihan atau membimbing staf dengan kaedah yang betul dan sistematik di samping kaedah mentoring merupakan cara terbaik untuk membangun staf atau pengikut. Kemahiran mengurus konflik juga harus ada pada setiap pemimpin bagi menghadapi konflik dalam organisasi. Pemimpin yang berjaya ialah pemimpin yang mempunyai pengetahuan dalam komunikasi, kejurulatihandan juga mengurus konflik.

Rujukan

Adair, J. (2009). Effective Leadership: How to be a successful leader. UK: Gower Publishing Ltd.

Alcott, L.M. (2007). Conflict Coaching; conflict management strategies and skills for the individual

Heath, M. (2010). Leadership Secrets. London: Harper Collins publisher.

Manning, G. & Curtis, K. (2009). The Art of Leadership. New York: McGraw-Hill International Edition.

Posted in: Kepimpinan Dinamik